Säljordrar är en omfångsrik modul i Service Suite som används till att skapa och administrera ordrar.

Säljordermodulen i Service Suite är enkel att använda och har en rad olika användningsmöjligheter. Säljordern kan användas som en integrerad del av planläggningsmodulen i Service Suite vilket ger möjlighet för att enkelt kunna skapa möten på bakgrund av en given order, eller omvänt att skapa order utfrån ett valt kundmöte.

Dessutom kan säljorder användas som en egentlig detaljhandelsmodul då varor enkelt kan läggas till på en order med hjälp av en streckkodsläsare.

Resande säljare kan också ha användning för säljorder. Om man t.ex. installerar Service Suite på en bärbar PC kan man ha med denna ute hos kunderna och direkt skapa order till kunden på plats. När man kommer tillbaka till kontoret förs ordrarna över till ekonomisystemet.

Säljer företaget varor eller tjänster till offentliga verksamheter eller institutioner i Danmark, är det vid många tillfällen ett krav efter 1:a februrari 2005 att man ska kunna skicka sina fakturor till dessa i elektronisk form.  

Service Suite kan därför skicka elektroniska fakturor till offentliga i det OIOXML format som är godkännt av "videnskabsministeriet".

På denna sida kan du få en överblick över de väsentligaste områden av säljsordern. Är du mer interesserad av att se hur du kan använda Service Suite till att skicka elektroniska fakturor till det offentliga kan du hitta en artikel om detta under avsnittet Tips & Tricks längst ner på denna sida.

 Säljordern.

När man klickar på "Säljorder" i Service Suite kommer man först att se följande skärmbild:

Som det framgår av ovanstående illustration är skärmbilden uppdelad av en rad sektioner, ikonmenyn, sökområdet, en lista över ordrarna samt en sektion som visar detaljerna om den markerade ordern.

 Orderspecifika funktioner.

Ikonmenyn innehåller en rad funktioner "Skapa ny order", "Redigera order", "Skriv ut", "Skicka elektronisk faktura", "Exportera order", "Ta bort order" och "Arkivera order". Använder man ett ekonomisystem som Service Suite har integration med kan ikonmenyn också innehålla funktioner för t.ex. att överföra ordrar till WinFinans. Vilka andra program som Service Suite direkt kan utväxla data med och hur varje integration fungerar kan du läsa mer om på sidan Integration till andra program.

 Sökområdet.

Under ikonmenyn finns ett sökområde som kan användas till att söka i ordrarna. Man kan bland annat söka efter specifika ordernummer, rekvisitionsnummer eller kanske bara hitta de ordrar som blivit utställt till en viss kund, t.ex för de senaste tre månaderna. Om man vill använda den utvidgade sökningen i ordrarna eller bara den enkla sökningen kan man styra genom att välja funktionen "Allmän/utvidgat sökning" i ikonmenyn.

 Orderlisten.

Listan över ordrarna innehåller som utgångspunkt alla de erbjudande, ordrar eller fakturor som är skapade i Service Suite. Listan över ordrar kan t.ex se ut så här:

Som det framgår av ovanstående illustration kan man i listan se hur en order är upprättat, ordernumret, orderns typ (erbjudande/order/faktura) och det kundnummer som ordrarna är upprättade på.

Utöver det kan man se orderns total, leveransdatum och ett eventuellt mötesnummer om ordern blivit skapad baserat på ett möte/besök i planläggningsmodulen i Service Suite. Man kan även se om ordern har varit exporterad eller överförd till ekonomisystemet, eller om ordern har varit skickad elektroniskt vid de tillfällen som man har behov för att kunna skicka elektroniska fakturor till det offentliga.

Väljs en order kan man högerklicka på den och få fram en popup-menu som ger snabb åtkomst till de mest använda funktionerna för den pågående typ av order.

 Orderns detaljer.

Den nedersta delen av orderbilden visar information om den order som är vald (markerad) i listan. Denna sektion kan se ut som denna:

I stället för att beskriva denna sektion har vi valt att beskriva de skärmbilder där man fyller i själva ordern.

 Orderhuvudet

Skärmbilden där upprättandet, redigeringen av en order och erbjudande görs ser ut så här:

Som man ser av ovanstående illustration kommer fliken "Orderhuvud" som utgångspunkt visas.

Här är det möjligt att ange nödvändig information såsom ordertyp, kund- och rekvisitionsnummer, betalnings- och leveransvillkor samt fakturerings- och leveransadress.

Man har dessutom också möjlighet att ange en eventuell orderrabatt, expeditionsavgift samt fraktkostnader. Orderrabatten, expeditionsavgiften och fraktkostnader räknas ut automatiskt beroende på kundens inställningar av pris, rabatter och avgifter samt varornas vikt men detta kan ändras vid de tillfällen detta önskas.

 Orderlinjer

För att lägga till varor till en order väljs fliken "Orderrader" se nedan:

Här har man möjligheten att lägga til varor på sin order på flera olika sätt.

Känner man till sina varor bra kan man använda snabbsökfältet för att enkelt och snabbt hitta sina önskade varor och lägga till dessa. Som man kan se i snabbsökningsområdet har man förutom att ange antal beställda varor möjlighet att med detsamma ändra varans pris, rabatt eller beskrivningen av varan samt att ange en eventuell referens på orderraden. Man kan också använda en streckkodsläsare kopplat till snabbsökningsfältet vilket kommer att göra upprättelsen av en order mycket enkel och snabb.

Har man inte någon streckkod som man kan scanna och kan man inte komma ihåg varunumret för en given vara kan man genom att trycka på knappen "Lägg till vara" få möjlighet att söka i sin varukatalog och härifrån direkt välja den eller de varor som man vill lägga till i ordern.

Använder man planläggningsmodulen i Service Suite och har man skapat kategorier som innehåller varor har man också här en möjlighet att klicka på knappen "Lägg till kategori". Man kan då välja en kategori vilket kommer att lägga till alla de varor som kategorien innehåller till ordern.

Man kan härifrån också välja att räkna ihop ordern vilket kommer att räkna igenom den i förhållande till de priser, rabatter, avgifter och fraktomkostnader som ska vara uppsatta i Service Suite.

I själva listan kan man ändra innehållet av de tillgängliga fälten samt byta på radföljden av orderraderna.

 Text

Väljer man fliken "Text" visas detta fönster: 

I den här bilden kan man ange en inledande text på ordern samt en avslutande text.

Om ordern blev skapad baserad på ett kundmöte från planläggningsmodulen i Service Suite kan man här också se uppgiftsbeskrivningen från själva kundmötet.

När de önskade fälten är ifyllda eller ändrade klickar man på "OK" varvid ordern stängs.

 Tips & Tricks

Säljordermodulen i Service Suite kan användas på många olika sätt och i olika sammanhang. För att göra det hela lite enklare har vi här valt att samla en rad artiklar, som var för sig innehåller en detaljerad beskrivning på hur man vanligen arbetar med säljordrar.

• Hur skickar jag en elektronisk faktura till det offentliga?

Säljordermodulen i Service Suite ger dig en lång rad olika användarmöjligheter. Har du idéer till artiklar om hur man kan använda modulen vill vi gärna att du kontaktar oss. .

Skulle du ha frågor angående användandet av säljordermodulen i Service Suite är du alltid välkommen till att kontakta oss på: servicesuite@mamut.com