Planläggningen är en omfångsrik modul i Service Suite som används för att planlägga och få en översikt över sina medarbetares möten med kunderna.

 Kalendern.

Kalendern är det fönster man som utgångspunkt kommer att bli presenterad för när man väljer planläggningen från huvudmenyn i Service Suite. Se nedan:

Som det framgår av ovanstående illustration är kalendern omedelbart en helt vanlig kalender som visar de möten som är skapade i Service Suite. Överst finns en rad funktioner som ger möjlighet att administrera och skriva ut sina möten samt att konfigurera kalenderns utseende.

Till höger i bild finns "Visnings" avsnittet, där kan man ange vad man önskar se. Utöver att välja vilket datum man vill se möten för kan man också välja hur många dagar man önskar visa. Dessutom har man här möjligheten att välja de mötestyper och medarbetare som man vill se.

Själva mötena visas mitt på skärmen. Varje möten har sin egen färg efter vilken typ av möte det är tal om samt vilken status det enskilda mötet har. Förutom det är de medarbetare som är tilldelad det enskilda mötet illustrerad genom en liten färgcirkel i den gällande medarbetarens färg.

Det är möjligt att skapa flera olika typer av möten. Hur varje enskilt mötestyp fungerar och hur dessa skapas förklaras i avsnittet Tips & Tricks längre ner på denna sida.

Som man kanske kan föreställa sig så kan kalendern snabbt bli en aning oöverskådlig om man har många medarbetare och därmed många möten under dagen. Därför är det också möjligt att se sina möten i schemaform vilket görs genom att välja menypunkten: "Schema".

 Schema över möten.

Har man många medarbetare och möten kan schemat med fördel användas till att få en bra överblick över verksamhetens möten. På samma sätt kommer detta schema oftast användas till själva planläggningen av verksamhetens möten då detta effektivt ger en översikt över vilka medarbetare som har möjlighet att ta ett givet möte.

Här kan man se dagens möten i schemaform listat ut från varje enskild medarbetare. Detta ger en helt annan överblick än själva kalendern och föredras av de flesta verksamheter med många möten och medarbetare.

Varje enskilda medarbetare har sin rad där medarbetarens möten kan ses. Under medarbetarna finns en rad som kallas "Inte tilldelade". Här finns de möten som ännu inte är tilldelade en eller flera medarbetare. Väljs t.ex mötet: "Flytta diskbänk i köket" kommer detta möte bli markerad och mötets detaljer visas nederst på sidan. Dessutom kan man se 2 linjer som visar när mötet startar och slutar. Det är alltså enkelt att se vilka medarbetare som är lediga i det givna tidsrummet och därmed tilldelas det valda mötet till den lediga medarbetaren.

Vid användning av schemat i Service Suite har du därför alla möjligheter att försäkra en effektiv planering av dina medarbetares möten.

 Översikt.

Nu är det ju rätt olika hur man önskar se sina möten. Därför innehåller Service Suite också en översikt över verksamhetens möten som kan nås genom att klicka på "Översikt":

I översikten kan man se de möten som finns i Service Suite de kommande 14 dagarna i en lång lista. Det är viktigt att notera att de möten som visas är detsamma oavsett om de skapats i kalendern, schemat eller översikten. Den enda skillnaden på de olika bilderna är det sätt möten illustreras och hur man vill arbeta med dessa. Själva översikten används oftast till att följa mötenas status under dagen samt till att skapa försäljningsordrar baserat på avslutade kundmöten.

 Möten.

Vid många tillfällen har man behov av att kunna söka efter specifika möten. Detta kan göras genom att välja "Möten" i menyn, vilket visar nedanstående fönster:

I de visade exemplet har vi bett om att få se alla möten av typen "Kundmöten". Man kan naturligtvis också välja att visa alla möten som är knutna till en bestämd kund eller medarbetare eller kanske att se ett specifikt möte med hjälp av mötesnr eller ordernr.

Det är dessutom möjligt att se sina arkiverade möten på samma sätt genom att välja "Arkiv" från menyn.

 Kategorier.

Ofta utför medarbetarna samma typ av arbetsuppgifter hos verksamhetens kunder. Dessa olika typer av arbetsuppgifter kräver oftast samma varor för att utföras och kan vid några tillfällen utföras av bara vissa utvalda medarbetare. Därför innehåller planläggningen i Service Suite kategorier som gör det snabbt och enkelt att skapa kundmöten. Vid val av "Kategorier" i menyn visas detta fönster:

I detta fönster har man möjligheten att skapa så många kategorier som man har användning för. En kategori kan förutom en beskrivning och en estimerad tid innehålla både medarbetare som kan utföra denna typ av möte samt de varor som normalt används för uppgiften.

På bilden ovanför är kategorin: "Byta diskbänk" vald och i detaljerna kan man se att man genom denna uppgift oftast har användning för blandingsbatteri, en pakning och en ny diskbänk. När ett kundmöte skapas och kunden ska byta ut diskbänken kan man därför sätta denna kategori på mötet och dessa tre varor blir överförda till mötet.

Har man typer av uppfiter som bara kan utföras av bestämda medarbetare som t.ex. "Värdering av vattenskada" är det också möjligt att på kategorien ange vilka medarbetare som kan utföra denna uppgift. Genom det försäkras det att man inte kommer skicka medarbetare till kunden som inte är kvalificerade att lösa uppgiften.

 Tips & Tricks

Planläggningsmodulen i Service Suite är mycket omfattande och kan användas på många olika sätt. För att göra det hela lite enklare har vi här valt att samla en rad artiklar som var för sig innehåller en detaljerad beskrivning av de mest vanliga sätt på hur planläggningen används.

Då de flesta artiklar handlar om kundmöten är det en god idé att börja med artikeln: "Hur skapar jag ett kundmöte?".

• Hur skapar jag ett kundmöte?
• Hur uppnår jag en effektiv användning av mina anställdas vardag?
• Planläggningen - Den optimala mobila lösningen.
• Hur skapar jag ett nytt möte med min mobiltelefon?
• Uppsättning av den mobila planläggningen.

Planläggningsmodulen i Service Suite ger dig en lång rad möjligheter för en effektiv, enkel och smidig planläggning av dina medarbetares uppgifter. Fördelarna är tydliga och oftast är investeringen i planläggningsmodulen intjänat i löpet av kort tid.

Skulle du ha frågor angående användningen av planläggningsmodulen i Service Suite är du alltid välkommen till att kontakta oss på: servicesuite@mamut.com